Masalah kekuasaan berarti menyangkut perjuangan untuk mempertahankan dan menjaga integritas suatu bangsa, yang di dalamnya terdapat wilayah, masyarakat, sistem hukum, norma, dan identitas diri bangsa seperti simbol, naskah/arsip, serta peninggalan peradaban masa lalu yang mencerminkan bukti berdirinya suatu bangsa. Perjuangan dalam rangka menjaga integritas bangsa dapat berhasil manakala semua komponen bangsa, pemerintah dan rakyat, bersama-sama untuk bersatu padu menjaga keutuhan wilayahnya. Di samping itu, juga dibutuhkan penjaga warisan budaya nasional yang memiliki keuletan dan semangat nasionalisme yang tinggi kepada bangsa dan negaranya. Warisan budaya nasional tentunya dianggap memiliki nilai historis yang dijunjung tinggi karena bermakna penting bagi identitas perjuangan berdirinya suatu bangsa.
Salah satu bukti autentik yang memiliki nilai historis tinggi adalah arsip atau naskah perjuangan. Dalam kehidupan berbangsa dan bernegara, arsip dianggap sebagai bukti identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan masyarakat, berbangsa, dan bernegara yang harus dikelola dan dijaga keberadaanya oleh negara. Sejarah sebuah bangsa patut diketahui oleh semua lapisan masyarakat, supaya mereka tidak terjebak dengan “kekinian” dan tidak mempunyai referensi negatif untuk melangkah ke depan. Dengan arsip pemerintah juga dapat menjamin perlindungan dan kepentingan warga negaranya. Semua itu dapat terwujud, jika keberadaan arsip tersebut dapat terjaga dan tersimpan dengan baik serta dikelola secara profesional.
Arsip Alat Perjuangan Bangsa
Di samping arsip sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan sumber bukti sejarah, arsip juga merupakan bagian penting dalam seluruh kegiatan suatu organisasi. Melalui arsip akan diperoleh data atau keterangan-keterangan yang di perlukan dalam memecahkan masalah, juga dapat diketahui maju mundurnya suatu organisasi serta dapat dijadikan sebagai bahan perbandingan untuk masa yang akan datang. Khususnya di lembaga pemerintah arsip sangat berperan dalam membantu terwujudnya sistem pemerintahan yang bersih (good governance). Hal tersebut menunjukan bahwa arsip adalah alat administrasi yang vital bagi terselenggaranya sistem pemerintahan. Karena memang administrasi yang tercantum dalam arsip memberi bukti dari suatu peristiwa perjuangan di mana suatu organisasi pemerintah untuk menyusun sistem pemerintahan yang sesuai kaidah norma dan hukum sejarah wilayahnya.
Peristiwa perjuangan tersebut bisa berupa nama seorang/tokoh atau lembaga pemerintah, yang pasti substansi informasinya harus mengandung bukti sejarah bagi sejarah kehidupannya. Misalnya saja, kita dapat memahami sebuah tulisan yang isinya tentang suatu aspek dari peralihan kekuasaan tahun 1998 dari Presiden Soeharto ke BJ.Habibie. Dari peristiwa itulah kita dapat membandingkan arsip tulisan dari Presiden Soeharto yang diketik oleh Sekretariat Negara. Banyak persepsi yang keliru menganggap Soeharto mengundurkan diri pada bulan Mei 1998. Saat itu Soeharto hanya menulis dengan tulisan tangan, sesuai Pasal 8 UUD 1945, maka Wakil Presiden Republik Indonesia BJ. Habibie yang akan melanjutkan kepemimpinannya dengan sisa waktu jabatan Presiden sesuai Mandataris MPR 1998-2003. Sebagian tulisan Soeharto tertulis bahwa: “Atas bantuan dan dukungan rakyat selama saya memimpin negara dan bangsa Indonesia ini, saya ucapkan terima kasih dan minta maaf bila ada kesalahan dan kekurangannya. Semoga bangsa Indonesia tetap jaya dengan Pancasila dan UUD 1945-nya (Adam, 2010).
Pernyataan tersebut membuktikan bahwa tulisan yang dibuat Soeharto mengandung makna historis tinggi bagi keberlanjutan kepemimpinan dan kekusaan yaitu beliau sebenarnya bukan mengundurkan diri dari jabatannya sebagai presiden, tetapi menyerahkan tali kekuaannya pada wakilnya yaitu BJ.Habibie, dengan alasan-alasan yang bisa dipertanggung-jawabkan kepada rakyat. Kita dapat mengetahui rekaman sejarah di atas kalau ada rekaman sumber. Sumber sejarah ini memiliki 2 jenis yaitu: sumber primer dan sumber sekunder. Sumber Primer adalah kesaksian dari seorang saksi dengan mata kepala sendiri atau dengan panca indra yang lain, atau dengan alat mekanis yang merekam peristiwa yang diceritakan. Sedangkan, sumber sekunder merupakan kesaksian daripada siapa pun yang bukan merupakan saksi yang mengetahui dengan panca indra secara langsung, yakni dari seorang yang tidak hadir pada peristiwa yang diceritakan.
Tanpa adanya dokumen tulisan, Soeharto sama saja merendahkan derajatnya sebagai presiden dihadapan pemerintah dan rakyat, serta dapat menimbulkan konflik di antara pengikut yang pro dan kontra pada saat pemerintahannya. Peristiwa itu sudah menjadi masa lalu, dan sekarang rekaman peristiwa tersebut sudah menjadi arsip yang dalam substansinya memiliki 4 nilai guna historis, yaitu: 1) Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip; 2) Nilai guna hukum yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah; 3) Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu; dan 4) Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan lembaga/instansi penciptanya (Hasugian, 2003).
Arsip Penjaga Integritas Bangsa
Arsip dalam konteks kebangsaan memiliki posisi sebagai endapan memori bangsa yang dapat dimanfaatkan untuk merangkai sejarah perjalanan bangsa, menjaga stabilitas keamanan dan politik, serta sarana pencarian identitas bangsa. Seandainya ketiga poin tersebut dapat bersinergi dengan baik, maka integrasi bangsa akan terbangun dengan kokoh. Tentunya hal tersebut cukup sulit dilakukan, karena pemanfaatan arsip memang belum optimal dan sesuai dengan cita-cita nasional bangsa, yaitu mewujukan persatuan dan kesatuan bangsa. Itu artinya bahwa arsiparis dan pemerintah belum menyadari dan memahami arti penting dari nilai historis sebuah arsip untuk menjaga integritas sebuah bangsa dan negara.
Hal ini sudah menjadi kewajiban pemerintah untuk menyelenggarakan pembinaan dan pengembangan seluruh kearsipan secara nasional untuk menjamin pemeliharaan arsip sebagai bahan pertanggungjawaban nasional dan sebagai alat bukti sejarah perjuangan bangsa. Dengan kata lain, arsip dapat dijadikan sebagai simpul pemersatu bangsa dan menjadi memori kolektif dan jati diri bangsa (Asichin, 2011).
Namun, tidak semua arsip dapat diakses secara terbuka oleh masyarakat, agar tidak menimbulkan permasalahan yang dapat menggangu stabilitas politik dan integritas bangsa. Seperti halnya kasus Arsip Tragedi 1965 tentang Pembantaian Massal ’65 hingga G30 S PKI juga tidak boleh dinikmati oleh semua orang. Dalam kasus tersebut sudah pasti memori kita akan masuk ke dalam zaman pemberontakan PKI dan suasana negeri yang hampir runtuh dan sangat mengerikan. Suasana politik Indonesia yang kacau oleh kudeta militer dan konflik antar elit ini membawa korban yang tidak sedikit. Rakyat sipil yang tidak berdosa menjadi korban atas kepentingan elit politik saat itu.Selama ini yang diketahui oleh masyarakat umum hanya sejumlah orang yang menculik beberapa perwira militer Angkatan Darat. Serta terbunuhnya 7 perwira dan seorang putri Jenderal Nasution, yang bernama Ade Irma Suryani. Padahal tragedi pada tahun 1965 bukan hanya itu, melainkan ada tragedi lain yang lebih dahsyat, yaitu dibunuhnya ratusan ribu warga masyarakat Indonesia beberapa saat setelah terjadinya peristiwa pembunuhan para perwira militer.
Hal yang paling mendasar adalah; Mengapa arsip dari peristiwa sejarah di atas tidak dapat diakses lagi, bahkan untuk menayangkan kembali naskah dari film dokumenternya pun di larang keras oleh pemerintah! Jawabannya karena agar masyarakat Indonesia tidak trauma dengan peristiwa masa lalu dan terpecah belah dari NKRI, tetapi diharapkan cepat bangkit untuk melanjutkan perjuangan berikutnya, yaitu menjaga keutuhan integritas bangsa sebagai negara kesatuan yang kokoh.
Arsiparis Profesional
Awalnya arsip itu tercipta dari data, yang kemudian diolah menjadi informasi dan akhirnya diolah menjadi pengetahuan. Sebagi contoh Sistem Statistisk Badan Pusat Statistik (BPS) awalnya berupa data mentah dilapangan, kemudian diolah dan dianalisis hingga menghasilkan informasi yang dapat dipahami oleh semua orang. Karena Informasi ini dianggap penting oleh masyarakat, maka informasi dapat ter-akses dan ter-transfer menjadi pengetahuan bagi masyarakat. Ketersedian data dan informasi yang semakin terbuka tentunya juga akan meningkatkan interaksi dan partisipasi masyarakat dalam pembangunan bangsa. Oleh karena itu, di era globalisasi ini sangat diperlukan seorang tenaga (SDM) untuk mengolah dan menyimpan data dan informasi tersebut secara tepat dan profesional, dan hal ini dapat dilakukan oleh tenaga kearsiapan atau biasa yang disebut dengan arsiparis.
Terkait dengan tugas dan tanggung jawabnya, seorang arsiparis haruslah bersikap profesional, bisa mandiri, siap, matang, dan siaga (Sudarijanto,1989). Di samping itu, seorang arsiparis harus memiliki kepribadian, disiplin pribadi yang kuat, memiliki komitmen, pandai memanfaatkan peluang, motivasi tinggi, berpartisipasi aktif, dan berwawasan jauh ke depan. Selain itu, dalam upaya memantapkan arsiparis agar benar-benar profesional di bidangnya, maka perlu ada pembangunan kualitas SDM (arsiparis) dengan cara menyelenggarakan sistem Informasi Manajemen (SIM) Kearsipan yang terorganisasi dengan baik, tujuannya agar melahirkan seorang arsiparis yang inovatif, kreatif, produktif, yang diikuti dengan semangat/etos kerja yang tinggi.
Selain harus profesional, arsiparis dituntut juga untuk memiliki kesabaran yang tinggi dalam melaksanakan tugas-tugas kearsipan. Seorang arsiparis harus mampu melaksanakan profesinya dengan semangat integritas yang tinggi dan penuh tanggung jawab sebagai pengelola informasi, penjaga, dan pemelihara warisan budaya nasional guna kepentingan generasi sekarang dan masa yang akan datang. Dalam melaksanakan profesinya, arsiparis harus bekerja tanpa diskriminiasi dalam berbagai bentuk manifestinya, dengan penuh kearifan dapat mengelola dan mendayagunakan informasi arsip untuk kepentingan nasional.
Mengingat arti pentingnya arsip bagi organisasi/lembaga, Pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan dikeluarkannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang Kearsipan Nasional. Dalam posisi inilah, seorang arsiparis memilki peran yang strategis untuk melestarikan dan menjaga nilai dari setiap dokumen arsip yang masih ada, sehingga informasi yang terkandung di dalam arsip dapat tersimpan dan terjaga dengan baik, istilah lainnya disebut “arsip terjaga” , yaitu arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya (UU No.43/2009).
Pemeliharaan Arsip Nasional
Dalam penjelasan umum UU No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan dinyatakan bahwa untuk kepentingan pertanggungjawaban nasional kepada generasi yang akan datang, perlu diselamatkan bahan-bahan bukti yang nyata benar, serta lengkap mengenai kehidupan dan penyelenggaraan pemerintahan negara baik masa lampau, masa sekarang dan masa yang akan datang. Penyelamatan bahan-bahan bukti tersebut merupakan masalah yang menjadi bidang kearsipan dalam arti yang luas. Adapun tujuan kearsipan secara nasional adalah menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah (UU No.7/1971).
Agar arsip nasional dapat terjamin keselamatannya, maka dibutuhkan peran aktif pemerintah dalam hal ini Lembaga Arsip Nasional-RI (ANRI) untuk memelihara dan menjaga arsip dengan baik dan aman. Upaya pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan usaha untuk menjaga arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kerusakan atau kemusnahan arsip bisa datang dari arsip itu sendiri, maupun disebabkan oleh serangan-serangan dari luar arsip. Sedangkan, upaya pengamanan arsip dapat dilakukan dengan usaha menjaga arsip-arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan akibat penggunaan. Usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil. langkah-langkah, tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip beserta isi informasinya.
Bentuk pengamanan arsip ini terdiri dari 2 (dua) jenis yaitu dari segi fisik dan konten informasinya. Pertama, pengamanan arsip dari segi fisiknya dapat dilakukan dengan cara restorasi dan laminasi. Restorasi adalah memperbaiki arsip-arsip yang sudah rusak, atau yang sulit digunakan, agar dapat dipergunakan dan dapat disimpan kembali. Sedangkan, laminasi adalah menutup kertas arsip diantara 2 (dua) lembar plastik laminating, sehingga arsip terlindungi dan aman dari bahaya luar seperti terkena air, udara lembab, dan serangan serangga. Dengan cara itu, arsip akan tahan lebih lama untuk disimpan. Kedua, pengamanan atau upaya menyelamatkan konten informasi yang terkandung dalam arsip dapat dilakukan dengan mengalih-mediakan arsip ke bentuk media yang lain seperti CD/DVD, mikro film/mikrofis, ataupun media digital lainnya.
Untuk itu, perlu kiranya ditentukan sebuah prioritas tentang pemeliharaan arsip yang tepat dan efektif, khususnya arsip statis yang memiliki nilai tinggi bagi suatu bangsa dan negara. Prioritas tersebut adalah perlunya perbaikan sistem manajemen kearsipan yang integratif, penambahan sarana dan prasarana kearsipan, serta ketersediaan dana/anggaran untuk pengelolaan kearsipan secara kontinyu dan terencana.
Penutup
Mengingat arsip memiliki nilai historis yang sangat tinggi bagi legalitas berdirinya suatu bangsa, maka arsip dianggap sebagai solusi cerdas dan cara tepat dalam upaya menjaga keutuhan/integritas bangsa dan negara. Bagi suatu bangsa, arsip mempunyai andil yang cukup signifikan untuk menumbuhkan jiwa dan semangat nasionalisme dalam manjaga warisan budaya dan dokumen nasional.
Posisi arsip sebagai salah satu sumber khazanah sejarah bangsa membuat arsip semakin dibutuhkan keberadaannya sampai kapanpun. Untuk itu, arsiparis dituntut berjuang keras untuk menjaga warisan budaya nasional yang menjadi sumber hukum integritas bangsa secara keseluruhan.
Dengan melestarikan dan memelihara arsip nasional berarti kita juga menghargai dan menghormati perjuangan para pendahulu kita dalam memperjuangkan berdirinya suatu bangsa, yakni bangsa Indonesia yang merdeka.
Kedepannya, kearsipan Indonesia akan lebih berdaya guna apabila semangat dan gerakan cinta arsip selalu ditekankan kepada para pemegang kebijakan dan arsiparis, sehingga eksistensi organisasi profesi arsiparis ini dapat jelas dirasakan manfaatnya. Peran arsiparis yang strategis, diharapkan arsip dapat dijadikan sebagai warisan dokumenter nasional perjuangan dan alat perekat integritas bangsa.
——-@——
Daftar Pustaka
1. Adam, Asvi Warman. 2010. Supersemar dan Arsip Bangsa. Dalam http://bisniskeuangan.kompas.com/read/2010/03/11/03292941/Supersemar.dan.Arsip.Bangsa
2. Asichin,M. Arsip Bantu Bangun Karakter Bangsa. Disampaikan dalam Seminar Nasional “Aktualisasi Fungsi Arsip sebagai Simpul Integrasi Nasional dalam Pembangunan Karakter Bangsa”. Tanggal 25 Mei 2011 di Semarang .
3. Hasugian, Jonner. 2003. Pengantar Kearsipan. Dalam http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/1804/1/perpus-jonner.pdf.
4. KBBI dalam http://pusatbahasa.kemdiknas.go.id/kbbi/index.php.
5. Magetsari, Noerhadi. Rencana Lima Tahun ANRI. Jakarta, 11-13 Desember 1996.
6. Sudarijanto. Sistem Informasi Manajemen Nasional untuk Mendukung Tahap Tinggal Landas dan Pembangunan Jangka Panjang Tahap II. Jakarta, 22 Mei 1989.
7. Utomo, Cahyo, Budi, 1995. Dinamika Pergerakan Kebangsaan Indonesia dari Kebangkitan Hingga Kemerdekaan, Semarang: IKIP Semarang Press.
8. UU No.43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
9. UU No.7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan.
Sumber: PDII-LIPI